Merhaba değerli Hangi Üniversite Hangi Bölüm Okurları! Biliyorsunuz ki üniversitelerde e-mailleşmenin çok önemli bir yeri var. Hocalardan tutun öğrenci işleri ile, hatta arkadaşlarınız ile bile e-mailleşmek durumunda kalabilirsiniz. Fakat e-mailleşmek, bildiğiniz mesajlaşmak gibi olmuyor. Kendine has birtakım kuralları var. Hocalarınızın sizi dikkate alması, yanlış anlaşılmamak ve hocanızın gözünde iyi bir izlenim bırakmak için bu kurallardan kaçışınız yok. Ama mantıken düşününce de e-mail ortamı resmi bir ortam. Orada Whatsapptaki samimi konuşmalarınız gibi slm, nbr, … vb. tabirleri kullanamayacağımıza göre biraz daha dikkat etmemiz gerekecek. Şimdi isterseniz bu altın kurallardan biraz bahsedelim.
1) Konu kısmını mutlaka doldur
E-mail gönderirken fark etmişsinizdir ki alıcı adresinin hemen altında konu kısmı bulunuyor. Bu başlığa e-mailde bahsettiğiniz konuyu yazın. Uzun uzun değil en fazla birkaç kelime olacak şekilde konu kısmını doldurmaya çalışın. Bu sayede alıcınız e-maili konusuna göre dikkate alacaktır. İlgi çekici ve konuyu direk özetleyebilecek bir konu başlığı seçmeniz mailin geri dönüşü için çok önemli!
2) Anlatım
Kısa ve öz bir şekilde derdiniz neyse e-mailinizde açıklayın. Senli benli konuşmayın, siz şeklinde hitap edin. Bu iletiyi yazma amacınızın ne olduğunu belirtin. Bazen öyle öğrenciler oluyor ki kibarlıktan kırılma derecesinde e-mailler yazarak konuyu karmaşıklaştırıyor, alıcının anlamamasına sebep oluyorlar. Böyle şeylere hiç gerek yok. Gayet resmi ve açık seçik bir üslupla, asla çekinmeden fakat kabalık da yapmadan e-mailinizi yazabilirsiniz.
3) Yazım
Artık ilkokuldan beri öğrendiğiniz yazım ve noktalama kurallarını düzgün kullanmamız konusunda hassas olmalıyız. Yazılışından emin olmadığımız kelimelere mutlaka ufak bir araştırma yaptıktan sonra mailimizde yer verelim. Bunun için TDK’nın sitesinden o kelimeyi 2 saniyede aratmanız yeterli. Bunlar alıcınız ile aranızda oluşacak iletişimin temel yapı taşlarını oluşturacak.
4) Adım Adım E-mail Yazmak
İlk adım hitap sözcükleri. Eğer samimi olduğunuz birine e-mail gönderecekseniz; Merhaba Ali Bey, / Ayşe Hanım, (Dikkat ederseniz bey ve hanım kelimeleri bir ismin yanına geldiğinde büyük harfle başlar.) gibi bir hitap ile giriş yapabilirsiniz. Eğer bir hocanıza e-mail gönderecekseniz; Merhaba Ahmet Hocam, şeklinde bir giriş yapabilirsiniz. Eğer daha da resmi bir e-mail atacaksanız ve alıcınızın unvanları varsa bu unvanları da kullanmanız gerekir. Örneğin; Sayın Doç. Dr. Ali Kaçmaz, veya Sayın Ayşe Yılmaz, gibi bir giriş yapabilirsiniz.
ÖNEMLİ: Hitaptan sonra virgül koymayı unutmayın ve 1 satır boşluk bırakarak sonraki adıma geçin.
İkinci adımda kendinizi tanıtın. Alıcınızın sizi e-mail adresinizden tanıması mümkün değil. Alıcınıza sizi nereden tanıdığını, kim olduğunuzu anlattığınız kısa bir kendinizi tanıtma cümlesi kurun. Örneğin;
Sayın Ahmet Hocam,
Ben İngilizce Mütercim Tercümanlık Bölümü, 3. Sınıf öğrencisi Gözde Ulupınar. Sizin Fransızca dersinizi alıyorum.
Üçüncü adımda kısa ve öz bir şekilde giriş, gelişme ve sonuç faslını yazıyoruz. Bu sırada da yukarıda belirttiğim kurallara dikkat ediyoruz. E-mailinizde bir istekte bulunuyorsanız bu kısmın sonuna ‘şimdiden teşekkür ederim’ gibi bir cümle yazarsanız daha olumlu bir etki bırakmış olursunuz. Son adıma yine bir satır boşluk bırakarak alt satıra geçmeniz görsellik açısından iyi olacaktır.
Dördüncü adıma kapanış, bir bakıma da bitiş diyebiliriz. Sevgilerimle, Saygılarımla, İyi çalışmalar dilerim, İyi günler… vb. bir veda cümlesi yazdıktan sonra bir virgül koyup adınızı ve soyadınızı da yazıp e-mailinizi gönderebilirsiniz.
İşte bu kadar basit! Herkese başarılar dilerim…